Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.

Организационные документы предприятия

Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.

На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.

Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству.

Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Положения

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности.

Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций.

Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?

Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.

Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.

Штатное расписание и штатная численность

Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью.

Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке.

Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.

Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием.

Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация.

Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.

Какие еще внутренние документы организации существуют?

Должностные инструкции

Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия.

Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником.

Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.

Договоры

Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности.

Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций.

Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.

Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.

Служебные документы

Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.

Акты

Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.

Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.

Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.

Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.

Протоколы

Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.

Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.

Докладные, служебные, объяснительные записки

Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях — вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.

Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.

Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы — еще и руководителем организации.

Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.

https://www.youtube.com/watch?v=WI26vDrSMNo

Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.

Справки

Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.

Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.

Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.

Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.

Распорядительные документы организации

Различают следующие виды распорядительных документов:

• Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым — о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.

• Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.

Внутренние документы кредитной организации

Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц.

Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).

Семь советов управляющей организации по созданию регламентов работы с документами

В первой статье о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел. Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.

Пропишите в регламенте по документообороту цель его создания

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

• Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
• Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
• Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

2. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

3. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

4. Сложные, непонятные сотрудникам.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.

Как в УО создать или улучшить систему документооборота

Оформите регламент по работе с документами правильно

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

1. В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.
2. Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
3. Указываются причина и задача создания регламента. В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.
4. Непосредственно текст инструкции. Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части. Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.
5. Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.

Сроки ответов УО на обращения жителей домов и сторонних лиц

Включите в инструкцию все этапы работы с входящими документами

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

1. Приём и первичная обработка писем.

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

2. Регистрация и сортировка.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

3. Рассмотрение и расписание руководителем.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию. Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.

Важно: руководитель УО может разработать свою систему резолюций и указаний. Например: «В работу», «Переговорить», «В дело», «На контроль» и другие. В регламенте тогда поясняется, что в соответствии с каждой резолюцией должны предпринять ответственные сотрудники.

4. Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.

Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале. В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

5. Передача документов на хранение.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.

Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется. В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.

Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.

Как УО и ТСЖ общаться с жителями МКД согласно ПП РФ № 331

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

В регламенте обязательно должны быть установлены сроки, которые даются подразделениям на согласование документов. Это позволит направить ответ в срок или установить, кто превысил эти сроки.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

• Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.
• При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.
• Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Создайте свою схему движения внутренних документов

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ.

Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.

д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.

Работа с обращениями граждан в ГИС ЖКХ

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.

1. Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.
2. Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.
3. Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Порядок принятия внутренних документов ООО

В федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» несколько раз упомянуты внутренние документы общества. В корпоративной практике обществ с ограниченной ответственностью — наших клиентов часто возникают вопросы о том, какие именно внутренние документы имеются в виду в законе и в каком порядке они принимаются.

Внутренние документы — это документы, регулирующие внутреннюю деятельность общества с ограниченной ответственностью (пп. 8 п. 2 ст. 33 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»); та часть их, которая относится к трудовым правоотношениям, в терминологии трудового законодательства называется «локальными нормативными актами».

Ими могут быть положения, уставы, правила, инструкции и иные документы, утверждаемые обществом. Следует обратить внимание на то, что согласно Закону принятие (утверждение) внутренних документов входит в компетенцию общего собрания участников общества.

Таким образом, при принятии внутренних документов от имени общества выступает общее собрание его участников.

Если буквально следовать такой формулировке закона, из неё вытекают определённые практические проблемы. Эта формулировка означает, что совет директоров (наблюдательный совет) и исполнительный орган (директор и т.п.) не имеют права утверждать внутренние документы – это вопрос компетенции общего собрания.

«Основополагающие» внутренние документы (такие, как Положение о порядке созыва и проведения общего собрания, о совете директоров (наблюдательном совете), единоличном и коллегиальном исполнительных органах, филиалах и представительствах, резервном и других финансовых фондах) принимаются и изменяются не так уж часто. Но, кроме них, есть внутренние документы (например, различные специальные инструкции, хотя и регулирующие текущую деятельность, но имеющие нормативный характер), которые могут требовать внесения изменений довольно часто.

Однако уставы ООО редко устанавливают частоту созыва очередных собраний более чем раз в квартал.

Созыв же внеочередного общего собрания требует соблюдения сроков, указанных в законе: у исполнительного органа есть 5 дней с момента получения требования о созыве собрания для принятия по нему решения, а уведомить каждого участника о созыве собрания необходимо не менее чем за 30 дней до собрания.

В   акционерном   обществе   подобная   проблема решается проще: там есть постоянно действующий «заменитель» общего собрания — совет директоров (наблюдательный совет), к компетенции которого относится принятие внутренних документов и благодаря существованию которого можно постоянно осуществлять контроль за внутренними нормативными актами и оперативно изменять их. Напротив, в обществе с ограниченной ответственностью это вопрос компетенции общего собрания, а оно не является постоянно действующим органом. Чтобы данные вопросы применительно ко всем или определённым внутренним документам могли решать другие органы общества, необходимо прямо в уставе общества отнести этот вопрос в компетенцию этих органов, как это предусмотрено п.2 ст. 33 Закона. Без такого указания в уставе другие органы ООО будут не вправе утверждать внутренние документы даже при наличии специального решения общего собрания о делегировании им соответствующих полномочий. И это понятно, ведь, хотя внутренние документы (локальные нормативные акты) и могут регулировать текущую деятельность ООО, тем не менее, само их принятие не относится именно к текущей деятельности, вопросы которой в соответствии с законом решает единоличный исполнительный орган.

У этой проблемы есть и ещё одно решение, но оно, скорее, применимо к обществам с небольшим количеством участников, где участникам не сложно собраться и где маловероятно возникновение споров.

В таких случаях решение проблемы оперативности собрания состоит в том, чтобы созвать общее собрание с нарушением процедуры созыва собрания (в том числе и по срокам).

Если в собрании будут участвовать все участники общества, оно будет правомочным, даже, несмотря на нарушения порядка созыва. (К нарушениям порядка проведения собрания это не относится!)

При этом если собрание проводится с нарушением порядка созыва, целесообразно зафиксировать присутствие всех участников, чтобы у общества были доказательства их участия в собрании на случай спора. Желательно, чтобы был составлен протокол регистрации явившихся участников, в котором все участники расписались бы, либо чтобы все они подписали протокол общего собрания участников.

Как разработать и принять локальные нормативные акты в 2021 году

21 сентября 2021

1177

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Обязательные локальные нормативные акты

Может показаться, что у руководителей есть полная свобода в формировании набора нормативных актов. Но это не так. Существуют обязательные ЛНА в организации, в 2021 году этот список не претерпел существенных изменений. В него входят:

Напомним, что обязательно нужен и график отпусков.

Отдельный разговор — о приказах. Если они касаются отдельных работников, то не являются ЛНА, а если регулируют нормы трудового права, то являются. Например, приказ о премировании вахтера Петрова — это не локальный нормативный акт, а приказ в введении новых сеток премий — это ЛНА.

Создание ЛНА: разработка, оформление, утверждение

Разрабатывать локальные нормативные акты могут специалисты разного профиля: экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений, кадровики. Иногда над одним документом работают несколько человек. Все зависит от специфики документа.

Скачать таблицу видов ЛНА, что они регулируют и на основании чего оформляются.

Вне зависимости от деталей, существует общая схема создания ЛНА:

• Разработать.
• Оформить.
• Согласовать и утвердить.
• Ознакомить с документом работников.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Разработка

Если появилась необходимость в локальном нормативном акте, руководитель, первым делом, определяет ответственных за его разработку. Например, правила внутреннего распорядка составляют кадровики. А положениями об оплате, премировании и других финансовых аспектах занимаются бухгалтеры.

Но разработчиками дело не ограничивается — на этом этапе собирают мнения разных специалистов, включая юристов и экономистов. Иногда требуется вердикт сторонних специалистов. Например, представителей санэпид- или пожарного надзора. Так формируется проект документа.

Оформление

В законодательстве нет четких инструкций касательно оформления ЛНА: можно делать это в соответствии с традициями компании и внутренними правилами документооборота. И все же нужна основа, на которую можно опираться при оформлении. Такая база есть —ГОСТ Р 7.0.97-2016 , регламентирующий составление организационно-распорядительных документов.

Согласно ГОСТу, бланк ЛНА должен содержать:

• Наименование компании, как оно указано в учредительных документах.
• Название ЛНА. Например, правила, акт, положение и т.д.
• Номер, дата и место утверждения акта.
• Текст, который состоит из общих положений, основного блока и заключения.
• Отметки о согласованиях, если они были.
• Указание на приложения, если они есть.
• Отметку об утверждении руководителем, с указанием его имени и должности.
• Дату вступления ЛНА в силу.

Согласование и принятие

Готовый и оформленный документ проходит согласование у представителей структурных подразделений, к которым он имеет отношение. Если у согласователей есть замечания, они передают их разработчику в письменной форме. Если замечаний нет — ставят свою визу в отведенном для этого поле.

Согласно ТК, локальные нормативные акты следует согласовать с профсоюзом или другим органом представительства рабочих (статья 372 ТК). У профсоюза есть 5 дней с момента ознакомления, чтобы выдвинуть свои замечания и предложения. Но есть важный нюанс: согласовывать с профсоюзом обязательно лишь там, где этот орган есть. Если же нет, документ утверждает сам руководитель. Не надо создавать союз только ради локального документа.

После согласования и утверждения издают приказ об утверждении ЛНА. О согласовании и утверждении на документе ставится виза

Ознакомление штата

Статья 22 Трудового Кодекса требует, чтобы работники были ознакомлены под роспись с ЛНА, которые напрямую касаются их рабочей деятельности. Как правило, это происходит при трудоустройстве, но если человек уже трудится, и появился новый акт (например, об изменении окладов), надо снова пройти процедуру ознакомления.

Закон не устанавливает ее порядок. Действовать можно несколькими способами:

1. Завести журнал ознакомления с ЛНА и собирать подписи сотрудников каждый раз, когда появляется новый акт.
2. Приложить к нормативному акту лист ознакомления, на котором собирать подписи прочитавших документ.
3. Сделать дополнение к трудовому договору, где вести список ЛНА, с которыми ознакомлен работник.

Последствия нарушений

Локально нормативный акт — это, как правило, объект пристального внимания проверяющих органов. Особенно, если он входит в установленный законом перечень. Если какого-то из обязательных документов не окажется, может последовать наказание по статье 5.27 КоАП:

1. Штраф 1000–5000 рублей — на руководителя или ответственное лицо.
2. Штраф 30000–50000 рублей — на компанию.

Помимо проверки наличия органы надзора могут проконтролировать суть и выполнение ЛНА. Например, в части о защите персональных данных. Если найдут нарушения — может последовать административная, гражданско-правовая и даже уголовная ответственность.

Что такое электронное делопроизводство и какие кадровые документы можно в нем оформлять, узнайте в нашем дистанционном курсе.

Локальные нормативные акты

Локальными нормативными актами (ЛНА) называются внутренние документы организации, устанавливающие права и обязанности работодателя и его сотрудников (в том числе отдельных категорий работников).

К ним относятся различные инструкции, положения, правила. Локальная документация такого рода рассчитана на неоднократное применение (в отличие от индивидуальной документации — приказов, распоряжений и т. д.

), а частоту и периодичность ее изменения определяет сам работодатель.

Справка

Действие акта прекращается в случае:

• истечения указанного в самом акте срока действия;
• отмены акта работодателем (по решению руководства организации или в связи с предписанием надзорных органов) или судом;
• вступления в силу коллективного договора или закона, требованиям которого противоречат установленные актом нормы (в этом случае отмене подлежит не весь документ, а его отдельные положения).

Локальные нормативные акты не должны противоречить нормам действующего законодательства, а также содержанию трудовых и коллективных договоров, заключенных с сотрудниками организации. Принимая на работу нового сотрудника, необходимо ознакомить его с нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его трудовой деятельности, причем сделать это нужно до подписания трудового договора.

Перечень обязательных локальных нормативных актов

Трудовой кодекс РФ установлен перечень обязательных документов, которые должна разработать и утвердить каждая организация-работодатель.

Справка

В ТК включены следующие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• правила и инструкции по охране труда для работников (ст. 212 ТК РФ);
• положение о порядке хранения и использования персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Разработка минимального комплекта локальной нормативной документации — обязанность работодателя. Все документы из списка должны оставаться доступными на случай проверки, поскольку инспектор вправе запросить любой из них для ознакомления.

Если при проведении проверки ГИТ выяснится, что организация не располагает всеми необходимыми актами, проверяющий выдаст предписание о необходимости утверждения недостающих документов, а при повторном нарушении может инициировать возбуждение административного производства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ («Нарушение законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»). Невнимательное отношение к вопросам оформления локальной документации нередко влечет предупреждение или наложение административного штрафа на виновное должностное лицо или организацию в целом.

Работодатель вправе разрабатывать дополнительные акты, исходя из специфики деятельности организации.

Положения о премировании, оплате труда, отпусках считаются не обязательными, но весьма полезными документами, позволяющими систематизировать важную для сотрудников компании информацию.

Некоторые эксперты причисляют к категории обязательной нормативной документации график отпусков, который, как и вся нормативная локальная документация, разрабатывается в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. Такая позиция подкрепляется письмом Роструда от 31 октября 2007 г.

№ 4414-6. График отпусков, утверждаемый каждым работодателем ежегодно, должен разрабатываться с учетом мнения выборного органа, представляющего интересы сотрудников (при его наличии). Если на предприятии нет профсоюзной организации, график составляется на усмотрение работодателя.

Оформление правил внутреннего трудового распорядка

Согласно статье 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка (ПВТР) представляют собой документ, регламентирующий:

• порядок трудоустройства и увольнения;
• режим работы и время отдыха;
• основные права и обязанности сторон трудовых отношений;
• применяемые к сотрудникам меры поощрения и взыскания.

Кроме того, при составлении правил внутреннего распорядка работодатель может добавлять дополнительные пункты на свое усмотрение, при условии что они не нарушают законные права работников.

Законодателем не установлены ограничения относительно срока действия ПВТР, поэтому нет необходимости ежегодно утверждать новую редакцию документа. Внести необходимые изменения можно путем издания соответствующего приказа, с которым всех сотрудников необходимо ознакомить под подпись.

Каждый работодатель может разработать собственные правила внутреннего трудового распорядка, отразив в документе особенности организации производственного процесса на конкретном предприятии.

Разработка локальных нормативных актов

Все работодатели, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право разрабатывать любые ЛНА, исходя из своих потребностей (ст. 22 ТК РФ).

Такие документы могут иметь разный объем, структуру и предназначение, но ключевым критерием остается соответствие нормам права.

Если утвержденный организацией акт ухудшает положение работников по сравнению с ТК, отраслевыми соглашениями, трудовым или коллективным договором, применять его нельзя (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ).

Нельзя применять и локальную документацию, разработанную без учета мнения профсоюза, если таковой представлен на предприятии.

В остальном же следует руководствоваться практическими соображениями: например, если организация планирует проводить обучение сотрудников на производстве, учебный процесс следует регламентировать с помощью соответствующих нормативных актов — положения о квалификационном экзамене, положения о производственном обучении, положения о квалификационной комиссии и других документов соответствующей тематики.

Каждый новый документ — положение, свод правил, инструкция — утверждается приказом руководителя организации. Не забывайте датировать локальную документацию и знакомить сотрудников с ее содержанием в кратчайшие сроки: пока работник не ознакомлен с новыми требованиями, правилами и стандартами, на его деятельность они не распространяются.

Заказать комплект шаблонов внутренних локальных нормативных актов (положений, регламентов и т.п.) Вы можете в Академии безопасности бизнеса.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ